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Gmail整理術|大量メール1114通が32分で片付いた方法とは

メール 整理

Gmailは機能が充実していて、細かくメールを整理しようと思ったら、どこまでも細かく仕分けすることができます。それはそれで素晴らしいのですが、反対にそれだけの機能を使いこなすことによって、メール作業が意外と時間を取られているこよはありませんか。

日々大量に届くメールに悩まされて、メールを整理するために、どんどんメールフォルダを増やしても、仕分けたラベルを見ることなくラベルフォルダにいつの間にか溜まってしまうなんてことも・・・・。

私も、典型的に振り分けたラベル(フォルダ)の数が35個と、凄いことになっていたので…….
(画像の下にも延々とフォルダが続きます….)
これを機に、いろいろ調べて大々的なメール整理を行いました。すると、

1114通ものメールをこの方法で整理したら32分で振り分けることができました!

メール 整理術

ここ最近で1番シンプルで効率よくメールチェック作業ができた方法です。では早速ご紹介して行きましょう。

世界のCEOのメール整理術

世界で活躍するCEOのメール整理術はどのようにされているのか。調べて見ました。

AppleのCEOであるティムクック

700件を超えるメールの大半を読む
「3時45分に起きている。起床した後に、メールの返信をする。その後に紅茶を少し飲んで、5時にはジムに通ってから、6時に出勤している」

起きてすぐメールチェックしたとしても、1時間15分で大量のメールをチェックしていることになります。

Googleの会長エリック・シュミット&ジョナサン・ローゼンバーグ

素早く返信する。受信の受信トレイは常に綺麗に。定期的に整理することを実践されているようです。

CEOのパールマン

毎日届く大量のメールを素早く処理するため、「4D」の法則を採用。

メールを4つの「D」
「do(返信する)」
「don’t(返信しない)」
「delay(後でやる)」
「delegate(他の人にふる)」に分類し、必要なものにだけ対応するのだ。

この方法を取り入れてから、約150通の受信メールを1~2時間でさばけるようになったという。
どのCEOにおいてもメールの整理の仕方はとてもシンプルでしっかりと自分なりのやり方で
効率よく行われているのがわかります。

これを見習って自分なりのメール整理術を完成させてみました。

アリスのGmail整理術

まず受信トレイはいつも綺麗にする!
フォルダを少なくシンプルに!

ここに焦点を当ててみました。

ラベルフォルダの振り分け方

ラベルフォルダが沢山あると、1つ1つのフォルダを開くのも時間がかかります。

そこで3つに絞ってみました。

  • 「Go」・・・すぐに行うもの
  • 「Hold」・・・急ぎでないが、処理しないといけない。保留。
  • 「大切」・・・保存するもの。サーバー情報や申し込み情報など。

この3つにプラス、標準装備されている「アーカイブ」を上手く活用します。

※今回はGmail標準装備「重要」フォルダと区別するため「大切」とつけました。Gmailの重要フォルダについてはこちらをご参照ください。
▶︎ gmail重要フォルダに勝手に受信するのを解消する方法! 

Gmailのアーカイブを活用する

アーカイブとは

メールサービスに付いている「アーカイブ」とは、ゴミ箱と迷惑メール以外全てのメールが保管されている場所です。

受信トレイからアーカイブに移動すると、そのメールは受信トレイから消えてしまいます。間違ってアーカイブボタンを押してしまいそのメールがどこへ行ったのかわからなくなったという経験があるかもしれません。

これはメールが消えてしまったわけではなく、アーカイブに移動しているだけなので、過去に見つからなくて困ったメールがあれば、アーカイブを探してみてください。

アーカイブから受信トレイに戻すこともできます。

もう読み終わったメールでまた読むかもしれない、全部読んでる暇がないので、後で検索するために、一旦保管するのにも使えますのでGmailのアーカイブ機能を活用して、簡単に整理していきましょう!

アーカイブ機能をフルに活用して

「Go」「Hold」「大切」の3つの内容以外で削除しないメールは、全部アーカイブに入れてしまいます。

アーカイブのデメリットとしては、デフォルトの状態では、アーカイブフォルダをクリックしてもメールをすぐに見ることができません。検索して呼び出すような形になります。

検索の仕方はタイトルに入っているキーワードを入れてみたり、送信日が1ヶ月や1年や13日など細かい日付にさかのぼってみることもできます。

Gmailアーカイブの見方(表示方法)

しかしアーカイブフォルダを受信トレイの下に表示することもできます。
※今回は私が使っているThunderbirdにGmailを設定している状態からアーカイブフォルダを設定します。

対象のメールアドレスを右クリック→「設定」をクリックします。

メール整理術

対象のメールアドレスの「送信控えと特別なフォルダ」をクリックします。

メール整理術

「次のアカウントの”アーカイブ”フォルダ」でメールアカウントを選択してOKをクリックします。

メール整理術

これでサイドバーに「アーカイブ(すべてのメール)」フォルダが表示されていつでも見ることができます。

メール整理術

 

アーカイブフォルダを表示させるかさせないかは、ご本人のスタイルに合わせてください。

アーカイブへの振り分け方

メールを選択してキーボード「A」ボタンを押すだけで「アーカイブ」フォルダへ全て移動します。
「アーカイブ(すべてのメール)」フォルダへ「A」ボタンでしっかり空にしてスッキリするのは慣れるととても楽です。

メールフォルダを自分流にアレンジ

受信トレイが整理できればそこからもう少し自分流にアレンジしてみるのもいいでしょう。
「すぐやる」
「重要」
「アーカイブ」

仕事によっては違う形の方が作業しやすい場合もあります。
例えば日付ごとに振り分ける。3ヶ月ごとぐらいに振り分けそれ以降前のものはアーカイブに保存

「2016.1」
「2016.2」
「2016.3」

 

企画ごとに分ける
「A企画」
「B企画」
「その他」

自分のやりやすいフォルダ分けが作業効率を1番よくすることは間違いありません。
どのフォルダ分けにも共通して言えるのは、とにかくフォルダを少なくシンプルにすること。

さらに自分のテンションを上げるために

「すぐやる」→「報酬アップ」など

フォルダ名を視覚的にテンションを上げてメール作業をさっさと片付けるというもの楽しいかもしれません。

まとめ

メール整理において1番重要なのは、仕事で重要なものからチェックして返信すること。

そのためには受信トレイからフォルダへ整理して見やすくすることです。

受信トレイから3つのフォルダに、どんどん整理していくと時間もかなり短縮されますし
受信トレイを空にしていると気分的にもかなりスッキリしますので、ストレス発散にもなります。

こんなにも早くメール処理ができたのは、アーカイブを活用したからできたことだと思います。

大量のメールにうんざりしている方はまずシンプルなフォルダ分けで、受信トレイから整理してみてください。

受信トレイをスッキリさせてから気持ちもすごくスッキリしました^^